Solicitação para cerimonial de evento 

INFORMAÇÕES IMPORTANTES PARA SOLICITAÇÃO DO CERIMONIAL

1. A Coordenação de Relações Públicas e Cerimonial (CRPC) somente realiza o cerimonial de eventos que tenham como realizador a UFMA, quando há necessidade de recepcionar autoridades externas à Universidade e/ou obediência a regras protocolares específicas (tais como colações de grau oficiais, entrega de dignidades universitárias, inaugurações, posses etc.);

2. A CRPC atende a abertura de eventos que sejam realizados de segunda a sexta-feira (exceto feriados), das 8h às 17h (sendo este último o horário de início do evento);

OBS: Nas cerimônias com previsão de início às 17h, o solicitante deverá providenciar transporte de retorno para os bolsistas do CRPC (com confirmação prévia da disponibilização do mesmo). Em caso de eventos fora da UFMA, esse translado passar a ser de ida e retorno.

3. Só serão aceitas solicitações com, no mínimo, 20 dias de antecedência e a confirmação da realização do cerimonial se dará de acordo com a disponibilidade de equipe/transporte para a data e horário solicitados. O contato, por parte da CRPC, será através do e-mail e/ou telefone disponibilizado no formulário.

4. No caso da impossibilidade de atendimento de uma solicitação com envio de equipe, a CRPC disponibiliza a opção da elaboração e entrega do roteiro da cerimônia/script, passando as devidas instruções aos organizadores do evento.

5. A partir do momento que a comissão organizadora do evento solicitar os serviços da CRPC/UFMA, ela deverá acatar e aceitar as normas particulares do cerimonial, como composição de mesa e ordem de falas, que são resguardadas por este setor.

O CERIMONIAL DA UFMA NÃO ATENDE

- Eventos promovidos por terceiros (Fundações, Associações, Conselhos, Sindicatos etc.) mesmo que ligados à UFMA;

- Eventos que já tenham um cerimonial particular contratado;

- Colações de grau especiais (Conforme Resolução nº 1874/2019 – CONSEP - Dispõe sobre normas para a solenidade de colação de grau nos cursos de graduação, presenciais e a distância, da Universidade Federal do Maranhão).

É DE RESPONSABILIDADE DO SOLICITANTE DO SERVIÇO (ORGANIZADOR DO EVENTO)

 - Repassar, em tempo hábil, as informações necessárias para a elaboração do script da cerimônia, assim como os cargos e/ou currículo das autoridades e/ou palestrantes;

- Contactar as autoridades que irão participar da cerimônia e confirmar a participação ou não delas junto à equipe da CRPC;

- Elaborar e enviar os convites do evento;

- Reservar o local, providenciar sistema de som/audiovisual, mesas e cadeiras (caso não haja no local do evento), decoração (o que inclui a mesa da solenidade), coffee break e serviço de garçom;

-  Em eventos que necessitem de recursos audiovisuais (notebook, data-show e similares), é de responsabilidade do solicitante providenciar e acompanhar a instalação, verificar o funcionamento e disponibilizar uma pessoa para operar os equipamentos;

- Providenciar água e taças para os participantes da mesa. No caso da não contratação de serviço de garçom, sugerimos que sejam fornecidas garrafas ou copos de água mineral individuais;

- Contratar ou solicitar ao setor responsável um tradutor simultâneo ou intérprete de libras, caso seja necessário para o evento.

- Em casos de inauguração, informar as medidas da placa e a sua disposição no local, para que o cerimonial providencie o tecido para descerramento. A confecção da placa não é de responsabilidade da Coordenação de Relações Públicas e Cerimonial.

Para mais informações sobre a organização dos eventos, cerimonial e protocolo, acesse o Guia Prático para Eventos Internos da UFMA:  goo.gl/U0chjk